martes, 24 de mayo de 2011

Institución Universitaria
Instituto Tecnológico Metropolitano
Facultad de Tecnologías

Centro  de Distribución Envigado (ANT)   
Almacenes Éxito S.A                                                

Presentado a:
MARIO EUSSE



Elaborado por:
SANDRA MILENA JIMENEZ BOTERO
FRANCELY MIRA HERNANDEZ


Medellín
2011

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TRABAJO FINAL DE COMPRAS 20%
2011-1

I.    Objetivo: Identificar mediante un diagnóstico las actividades  que se viene cumpliendo en la empresa  con relación a la Gestión de Compras.

Procedimiento: Elegir una empresa Comercial, Industrial o de servicios, Grande, Mediana o pequeña, con el fin de realizar un diagnóstico que les permita comprender el funcionamiento que viene presentando el departamento de compras, apoyados en un cuestionario, se le solicita realizar las preguntas a la persona que realiza dicha función y presentar el respectivo informe de la entrevista y a continuación presentar el informe con los puntos establecidos.

1.     ¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de Compras?

         Alcanzar cumplimiento de Ventas establecido por el área
         Lograr la rotación esperada para cada producto
         Aportar crecimiento de margen a la CIA.
         Incrementar el share (es la participación q tiene el área dentro de las ventas de la compañía)
         Minimizar impacto de agotados
         Minimizar impacto de averías


2.     ¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y de qué forma actúan en dicho proceso?

Negociador: en la parte comercial. Es la persona encargada de buscar los productos y/ o proveedores para ingresar al portafolio del Grupo Éxito buscando siempre cubrir todas las categorías y necesidades del cliente, de esta manera tener un portafolio diversificado de calidad que se acople a las diferentes necesidades.
Administradores en la parte de logística. Son los encargados de la revisión de inventarios en cada unos de los almacenes y garantizar que siempre esté el producto disponible minimizando el agotado.
Auxiliar de compras: Es la persona encargada  con el negociador de matricular los productos de acuerdo con las difusiones de los almacenes, ofrecer diferentes productos al área de merchandising para participar en diferentes eventos para generar nivelaciones de inventarios entre Cedis.


3.     ¿Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?
El objetivo es mantener exclusividad de los productos para lograr fidelizar los clientes, por tanto, se trabaja con esta orientación y los productos se importan desde todo tipo de orígenes del mundo.  Ejemplo: Francia, Argentina, Chile, Estados Unidos, China

Se hace negociación de costos con cada proveedor para realizar la importación directa, aprovechando el UAP usuario aduanero permanente, que le permite garantías a la empresa, tales como días libres en puerto.

Para los productos nacionales e importados se busca siempre competir con calidad, precio e innovación ofreciendo diferentes alternativas de compras a los clientes.


4.     ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan? Evidenciar 2.
La hoja de vida del producto la maneja directamente el proveedor y la comparte al éxito para definir la vida útil.


5.     ¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique

Se manejan diferentes métodos de compras. Compras con stock, compras sin stock, compras centralizadas, compras descentralizadas y VMI.
Para los productos importados aplica la compra centralizada en los diferentes centros de distribución y con el histórico de ventas se compra el equivalente a una duración de tres meses.
Para los proveedores nacionales se aplica compra centralizada y con stock la mercancía que se almacena en los Cedis; y compra descentralizada los productos que se compran como modalidad crossdocking, ya sea consolidada o predistribuída.
La mercancía almacenada se distribuye a los almacenes de acuerdo con las ventas de cada almacén y negociaciones especiales en caso de participar en algún evento y requiera una exhibición adicional.
Las compras bajo la modalidad crossdocking no se almacenan en Cedi, los pedidos  entran con las cantidades exactas para cada almacén y el Cedi solo actúa como puente de consolidación y posterior transporte.
Las compras bajo la modalidad VMI el inventario que tienen en los almacenes es propiedad del proveedor.


6.     En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?

·         Reuniones semanales para revisar temas pendientes, desempeño de ventas y rotación, aclarar dudas, identificar debilidades y encontrar conjuntamente soluciones.

·         Planear diferentes actividades para impulsar las ventas.

·         Contacto con las cadenas y crear una comunicación constante y fluida.

·         Iniciar un trabajo con los proveedores para hacer más activación y lograr mayor inversión en marketing


7.     ¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta investigación y búsqueda?

·         Proveedores puede ser consultados en Internet de acuerdo a la necesidad de producto
·         Recomendado por alguien u otros proveedores.
·         Puede ser que el proveedor ofrezca.


8.     ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo hacen.

·         Se tiene en el departamento personas encargadas de hacer testeos de productos con otros comparativos similar característica a fin de analizar resultados y posible codificación


9.     ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué tecnología utilizan para esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.)

El grupo Éxito para el negocio del retail cuenta a nivel nacional con cuatro centros de distribución ubicados en Medellín, Bogotá, Cali y Barranquilla. En estos centros de distribución se almacena la mercancía que posteriormente será distribuida a los diferentes almacenes de la zona. La compañía tiene el país separado por zonas (Zona centro,  zona oriente, Zona norte, zona occidente)
La operación de almacenaje se realiza para aquellos proveedores que su modalidad de entrega es almacenamiento, ésta labor se realiza con personal directo y outsurcing
 Apoyado con equipos eléctricos de elevación y desplazamiento que hacen más ágil y eficiente esta función. Toda la mercancía es almacenada en estanterías adosadas e identificadas. A nivel tecnológico el software que opera para realizar  esta función es el WMS (Ware management system). Este software ayuda a controlar los inventarios almacenados, rotación y fechas de vencimientos en otros.


1.      ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?
La compra se realiza acorde a las ventas que se tienen del producto, lo estimado en
Almacenamiento y el volumen parametrizado para cada tienda en un periodo de
Tiempo y ayudados por un software, herramienta de gran valor para este fin.
Esta función se realiza de acuerdo al stock o inventario que tenga cada almacén o en su momento algún evento o promoción.

2.     ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?
Presupuestos ____x___ Auditorias ________Indicadores de Gestión ________
Evaluaciones del proveedor________ Reportes estadísticos de Compras ___x_
 Otros _______   Cuales _____________
Para el control de las compras, siempre se está sujeto a unos presupuestos y a los
reportes estadísticos que arroja el programa o software que se tiene para tal fin.

3.     ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?
Los convenios son pactados con los proveedores y se trata de buscar beneficio para ambas partes
·         Se realizan compras con pagos a un mes, dos meses y tres meses y las compras VMI que se pagan de acuerdo con las unidades vendidas. El inventario en el almacén pertenece al proveedor.



II.         Después de realizar la entrevista usted debe  realizar los siguientes puntos                                                                                       y Presentar el informe respectivo.

a.    Introducción: aquí se debe hablar de la empresa, hechos históricos, evolución de la empresa, que productos o servicios realiza y la información más relevante de ella.

En 1949 Almacenes EXITO S.A. abre sus puertas en Medellín en un local de 4 metros cuadrados y con un capital de quince mil pesos. En aquel entonces ofrecía retazos, saldos y cobijas, bajo el lema: "Comprar bien, para vender bien y pagar bien". Muy pronto fue ampliando sus instalaciones hasta ocupar a mediados de la década del 60 una manzana entera del populoso sector de Guayaquil en Medellín
En 1970 innovó con un formato que para la época era revolucionario, pues mezclaba las telas y confecciones con las variedades y los productos de supermercado.
Así, bajo la consigna de precios bajos surgió el nuevo almacén de la calle Colombia y comenzó el crecimiento de la cadena, con la posterior apertura de los almacenes de El Poblado en 1974 y Envigado en 1981.
En 1989, EXITO inauguró el primero de varios almacenes ubicados fuera de la ciudad de Medellín. EXITO Calle 80 abrió sus puertas en la ciudad de Bogotá con excelentes resultados.
Desde 1994, la compañía inició un proceso de apertura accionaria, y desarrolló una estrategia de crecimiento y consolidación para enfrentar los retos de la entrante competencia internacional, abriendo nuevos almacenes en las ciudades de Bogotá, Cali y Medellín, con un balance muy satisfactorio.
En 2010 el gobierno Venezolano de Hugo Chávez expropio los almacenes Exito en Venezuela.

El Grupo Éxito se ha transformado en una corporación multiindustria, multiformato, multimarca y multinegocio, que está compuesta por su empresa matriz Almacenes Éxito S.A. y sus filiales Carulla Vivero S.A. (a la fecha fusionada con Almacenes Éxito S.A.), Distribuidora de Textiles y Confecciones S.A., Didetexco S.A., Almacenes Éxito Inversiones S.A.S. y dentro de su propuesta opera, además del comercio al detal, otras siete industrias: Inmobiliaria, Financiera, Seguros, Textiles, Alimentos, Viajes y Estaciones de Servicio. Es una cadena de almacenes de gran escala en Colombia fundada en 1949, por Gustavo Toro Quintero. Está establecido en 55 ciudades de Colombia,. Almacenes Éxito es la cadena de hipermercados más grande de Colombia. La empresa generó 62.796 empleos directos en durante el año 2010.Los formatos que se trabajan son:
·         Hipermercado de Gran Superficie: EXITO.
·         Almacenes: EXITO Vecino.
·         Supermercados: EXITO Súper, Carulla y Pomona.
·         Tiendas de descuento: Bodega Surtimax
·         Tiendas de conveniencia: EXITO Express.
·         Especialista: Home Mart, EXITO TECNO.



b.    Justificación: Que se pretende dar a conocer con este trabajo, para qué se va a realizar y que beneficios tiene realizarlo.
Con el siguiente trabajo investigativo y aplicativo de conocimientos previos se pretende generar la inquietud en el grupo académico de la importancia que tienen las herramientas de análisis de procesos, ya que estas permiten tener una visión más amplia del funcionamiento de una organización, que permitirá generar estrategias que mejoren o innoven los procesos existentes, no solo será utilizada esta herramienta para estudiar procesos ya implementados sino que servirá para proponer nuevas formas de realizar una actividad operativa.

c.    Objetivos: General y específicos: referentes al proceso de compras que se está evaluando y analizando.
·         Promover la necesidad de explotar la capacidad investigativa en nuestro entorno académico.
·         Conocer el proceso de distribución y el proceso de compras de mercancías de almacenes ÉXITO.
·       Reconocer los recursos que utiliza una organización para suministrar resultados definitivos a la hora de llevar a cabo un proceso.

·       Validar que controles se aplican en un proceso para tener la seguridad de que este funcione eficaz y eficientemente.


d.    Identificación del proceso escogido: En este caso es el proceso de Compras, como se realiza, como está conformada la cadena de abastecimiento y cuales pasos de la cadena están establecidos.

·         Una vez definido los plus a codificar, se remite cau a rotar para que el analista de inventarios parametrice el nuevo producto acorde a un producto referente y así se va ganando historia en el programa o software de la nueva referencia.
·         La cadena de abastecimiento está conformada por compras, proveedor, centro de distribución, almacenes y cliente final.
·         Compra realiza un pedido que es enviado vía Edi al proveedor este consolida la información y empieza hacer la selección de los productos para ser enviados al centro de distribución, este a su vez realiza la consolidación de los documentos, luego pasa a un proceso de recibo en el cual se deja registrada la mercancía en el centro de distribución este a su vez pasa a un proceso de consolicacion de mercancía por almacén lo que llaman destelle y conformación una vez realizado el proceso se deja para que transporte embarque la mercancía a los almacenes una vez transportados la mercancía queda a disposición del cliente.

e.    Productos: Aquí se habla del producto que se transforma o se elabora en el proceso, especificaciones técnicas del producto, especificaciones de la materia prima, etc. (Si es un Hipermercado, Supermercado, etc. hablar en general de algún producto específico que la empresa transforme)

La empresa no transforma productos, lo comercializa ya terminado.

f.     ¿Están clasificadas las compras en la empresa? ¿Nacionales, Internacionales, Regionales, etc.?  ¿Cómo clasifica la empresa las compras de producto, Materia Prima o Insumos?

·         Las compras en la empresa están clasificadas en cada unos de estos grupos. Al interior del área comercial existe un negocio que se llama “Marcas exclusivas”, ellos son los encargados de comprar todos los productos internacionalmente para vender en todo el país. El departamento de reabastecimiento “ROTAR”  es el encargado de comprar los productos a proveedores nacionales para todo el país pero el proveedor entrega la mercancía al Cedí que le corresponda atender los almacenes. También existen proveedores regionales que solo entregan sus productos para determinada zona del país.

g.    ¿Qué recursos tecnológicos poseen en la empresa para realizar las compras y cómo influyen en el funcionamiento de ella? Es decir, que Hardware, Software, u otros elementos utilizan para esta función.

Software:
Edi: Intercambio electrónico de datos, por este medio se realizan las compras.


h.    Analizar, utilizando un diagrama de flujo, como se realiza el proceso de compras en la empresa, describiendo los métodos de trabajo, procedimientos y las diferentes actividades que allí se desarrollan.


a.    ¿Cómo influyen las compras directamente en esta empresa en el incremento o decremento de las utilidades de la organización? Explique

Influye en el incremento de las utilidades, porque están basadas en la demanda, es decir, que se realizan para atender las necesidades de los consumidores. Finalmente son ingresos para la compañía. .

b.    ¿Está soportado el proceso de compras en el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa? ¿Cómo esta soportado? Explique.

Esta soportado mediante procedimientos que levanta la compañía de acuerdo a las regulaciones emitidas por entidades gubernamentales, Ej.: El invima: es el que da las normas y requisitos que debe cumplir todos los productos para su comercialización.

c.    ¿Cómo se desarrolla el proceso de Logística en la empresa? ¿El proceso de distribución y transporte si es que lo tiene en una empresa de producción? Explique. Si es de servicios como se desarrolla el proceso de distribución o atención de los clientes cuando solicitan el producto.(Habrá mejor nota si se hacen registros fotográficos, videos, planillas de registro, etc.)

Todo el proceso de distribución empieza en el departamento de reabastecimiento de  inventarios (ROTAR). Allí se genera las solicitudes de pedidos para todos los almacenes en Colombia. Su sede principal es en la sede administrativa de envigado. La generación de solicitudes se hace a través del sistema E3. Este sistema muestra los históricos de ventas por dependencia y lo puede consolidar a nivel compañía permitiendo una compra mas exacta permitiendo liberar capital de trabajo. De igual manera realiza la distribución para cada almacén según sus promedios de venta y con stock de seguridad para cinco días solares. Estas solicitudes llegan en línea a través del sistema WMS  a cada centro de distribución para que sean atendidas en las 24 horas siguientes y poder cumplir con los indicadores de promesa de servicio.


a.    Que aspectos logísticos se desarrollan durante el proceso, almacén, transporte, movilización de mercancías, distribución, etc. (Explique los diferentes pasos del ciclo logístico).
·         Se realizan todos los procesos logísticos, desde el recibo de la mercancía hasta el transporte de la misma.
·         RECIBO: Ingreso de los pedidos al sistema WMS. Las modalidades que se aplican son: Recibo para almacenamiento, Crossdocking consolidado, crossdocking pre distribuido y recibo de transporte de entrada.
·         ALMACENAMIENTO: Se lleva la mercancía de las áreas de recibo a las respectivas secciones para ser elevada a las estanterías.
·         DESPACHO: Ejecución de todas las órdenes que genera rotar y el área comercial para los almacenes de acuerdo a las ventas.
·         TRANSPORTE: Se lleva la mercancía a todos los almacenes de acuerdo con las franjas horarias



a.    Explique tres controles que utiliza la Dirección de compras y ¿Qué resultados se han obtenido?
·         Indicador de agotados.
·         Cumplimientos en la entrega de pedidos.

b.    Conclusiones. (Mínimo se deben obtener 5 conclusiones muy claras y precisas debidamente numeradas del trabajo realizado.)

·         Socializamos conocimientos adquiríos en las actividades de clase, favoreciendo al desarrollo de nuestra capacidad analítica y de trabajo en equipo.

·         Entendimos la importancia que tiene la gestión administrativa y la cadena de compras como un proceso fundamental en la estabilidad y control de un proceso.

·         Aprendimos nuevas herramientas de análisis de procesos, que permiten generar  estrategias de mejora a proceso existentes.

·         Adquirimos conocimientos inicialmente teóricos, pasando a la práctica de estos, notamos un desarrollo en nuestra capacidad de análisis que de una u otra forma serán fundamentales en nuestro desarrollo profesional.

  • Como futuros profesionales debemos conocer esta y otras herramientas que se han diseñado para mejorar los procesos, ya que esta es una actividad  que nunca se va a detener y marcaran la competitividad de nosotros como profesionales y de las organizaciones como entes económicos.